In een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland ging het om een door twee aanbestedende diensten georganiseerde Europese openbare aanbesteding tot het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst voor de ontwikkeling, het beheer en doorontwikkeling van de distributiefunctie van een dynamisch reizigersinformatiesysteem. Uit de aanbestedingsstukken volgt dat in het kader van deze overeenkomst tussen de 500 en 15.000 displays moeten worden aangesloten en beheerd. De daadwerkelijke hoeveelheid is afhankelijk van de inkoopbehoefte van de aanbestedende dienst(en). De door de opdrachtnemer ontwikkelde distributiefunctie moet gedurende minimaal twee jaar na oplevering door opdrachtnemer worden beheerd. Deze periode kan worden verlengd tot maximaal tien jaar.

Een van de inschrijvers beklaagde zich er in deze procedure (onder meer) over dat bij hem onduidelijkheid bestond over de daadwerkelijke hoeveelheid displays en voor welke periode het contract zou gaan gelden. Het voorwerp van de opdracht was volgens deze inschrijver onvoldoende bepaald, waardoor inschrijvers geen realistische prijs voor hun inschrijving zouden kunnen vaststellen.

De rechtbank oordeelde dat het voorwerp van de opdracht wel degelijk voldoende is bepaald. De onzekerheid voor de inschrijver omtrent de omvang van de opdracht is door de aanbestedende dienst voldoende ondervangen, doordat in het prijzenblad een onderscheid was gemaakt tussen een all-in aanneemsom voor de ontwikkeling en implementatie van de distributiefunctie en een prijs voor het beheer van het systeem. Ten aanzien van de prijs voor het beheer van het systeem gold dat er staffelprijzen werden gehanteerd: een basisprijs voor het beheer van 5.000 of minder displays, en een meerprijs voor elke 1.000 extra displays tot en met het maximum van 15.000 displays. Hierdoor kon volgens de rechtbank per scenario realistisch worden ingeschreven.

Voor sommige type leveringen en diensten, zoals in de onderhavige zaak, is het niet eenvoudig vooraf een realistische raming te maken. Wat mij betreft kan het uitvragen van staffelprijzen zoals hiervoor bedoeld in dergelijke gevallen een goede oplossing zijn. Ook zou dit interessant kunnen zijn bij raamovereenkomsten. Eind vorig jaar bepaalde het HvJ EU dat de maximale hoeveelheid leveringen en diensten aan (potentieel) bij een raamovereenkomst aan te sluiten aanbestedende diensten vooraf uitdrukkelijk in de aanbestedingsstukken moeten zijn vermeld. Dit blijkt in de praktijk echter niet altijd even eenvoudig. Het uitvragen van staffelprijzen zou uitkomst kunnen bieden als de omvang van een raamovereenkomst op voorhand moeilijk kan worden bepaald. Zie in verband met de omvang van raamovereenkomsten ook het artikel “De raamovereenkomst, mag het nog wat duidelijker?”