In aanbestedingen worden vaak eisen gesteld aan kwaliteitsbewaking door opdrachtnemers. Een veel voorkomende eis is het uitvragen van een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) op basis van de ISO 9001-norm. In een recente uitspraak van de rechtbank Den Haag werd ook zo’n eis gesteld. Eén van de inschrijvers beschikte bij inschrijving op de aanbesteding (nog) niet over zo’n certificaat en verstrekte in plaats daarvan andere stukken, waaronder een kwaliteitshandboek. Is dit een geschikt alternatief om toch een geldige inschrijving te kunnen doen? Waar moet je op letten? Dat lees je hier.

Zijn er alternatieven om toch aan de eis te kunnen voldoen?

Het antwoord op de eerste vraag is kort gezegd: ja, een inschrijver mag aantonen dat hij gelijkwaardige maatregelen heeft getroffen op het gebied van kwaliteitsbewaking.

Uit artikel 2.96 van de Aanbestedingswet 2012 volgt dat een aanbestedende dienst ook andere bewijsstukken op het gebied van kwaliteitsbewaking moet aanvaarden, als een inschrijver het uitgevraagde certificaat niet binnen de gestelde termijn kan verwerven. Daarbij is wel van belang dat het de inschrijver niet kan worden aangerekend dat het certificaat niet op tijd binnen is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als het – gelet op een korte inschrijvingstermijn – niet mogelijk is het ISO-certificaat tijdig te verkrijgen en voor de uitgevraagde werkzaamheden voorheen geen ISO-certificaat werd geëist.

Als de inschrijver niet tijdig over het gevraagde ISO-certificaat beschikt, moet hij op een andere manier bewijzen dat hij ten tijde van zijn inschrijving wel aan de geëiste kwaliteitsnormen voldoet. Dat kan met andere bewijsstukken waarin maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking zijn uitgewerkt, zoals een kwaliteitshandboek. Doet de inschrijver dat niet, dan is zijn inschrijving in principe ongeldig.

Door inschrijvers mag ook een gelijkwaardig certificaat uit een andere Europese lidstaat worden ingediend.

Hoe beoordeelt aanbesteder of de maatregelen gelijkwaardig zijn?

In de onderhavige zaak lag de vraag voor of de inschrijver met de door hem ingediende bewijsstukken had aangetoond dat hij met de door hem aangeboden kwaliteitsmaatregelen voldeed aan de kwaliteitseisen zoals gesteld in de ISO 9001-norm. De Aanbestedingswet 2012 voorziet echter niet in een procedure voor het beoordelen van de gelijkwaardigheid van de aangeboden kwaliteitsmaatregelen. Uit de onderhavige uitspraak volgt dat de aanbestedende dienst de overgelegde bewijsstukken moet toetsen aan de ‘materiële eisen’ van de ISO 9001-norm. Dat betekent dat de aanbestedende dienst moet controleren of de door de inschrijver aangeboden kwaliteitsmaatregelen voldoen aan de inhoudelijke eisen uit de ISO 9001-norm. Deze toets kan de aanbestedende dienst laten uitvoeren door een deskundige op het gebied van de ISO 9001-norm, zoals een auditor.

Waaraan moeten de ingediende bewijsstukken voldoen?

Volgens de aanbestedende dienst in deze zaak, boden de bewijsstukken van de inschrijver geen gelijkwaardig alternatief voor een ISO 9001-certificaat. Het kwaliteitshandboek van de inschrijver schoot volgens de aanbestedende dienst tekort, omdat daaruit onvoldoende kon worden afgeleid dat de beschreven bedrijfsprocessen de meest relevante zijn. Ook bleek daaruit niet of de processen daadwerkelijk in de organisatie van de inschrijver waren geïmplementeerd. Daarnaast was de zogeheten ‘Plan Do Check Act’-cyclus (PDCA) in het kwaliteitshandboek niet duidelijk beschreven en bevatte deze geen duidelijke procedure voor het doorvoeren van verbeteringen, anders dan een voornemen om veranderingen in het kwaliteitshandboek op te nemen.

De rechter was het met de aanbestedende dienst eens dat hierdoor niet kon worden aangenomen dat het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van de inschrijver gelijkwaardig is aan een ISO 9001-certificaat.

Wat kunnen we van deze uitspraak leren?

Zorg voor het op tijd verwerven van de vereiste certificaten. Dat voorkomt discussie over de vraag of het certificaat op tijd is aangevraagd. Lukt het niet om het certificaat op tijd te verwerven, zorg dan voor een gelijkwaardig alternatief. Loop in het alternatieve bewijsstuk zorgvuldig alle materiële eisen van de ISO 9001-norm langs en motiveer steeds duidelijk dat en waarom aan een bepaalde eis wordt voldaan. Onderbouw ook dat de beschreven maatregelen daadwerkelijk in de organisatie zijn geïmplementeerd. Laat je daarbij eventueel adviseren door een deskundige op het gebied van de ISO 9001-norm.

Meer weten? Neem contact op met ons Expertteam Aanbesteden & Kort geding!