Een aanbestedende dienst is niet verplicht om een opdracht te gunnen. Het komt dan ook vaak voor dat een aanbestedingsprocedure tussentijds wordt beëindigd (met andere woorden: de aanbesteding wordt ingetrokken, stopgezet of gestaakt). Dat staat aanbestedende diensten in beginsel  vrij. Een intrekkingsbesluit is in ieder geval toegestaan als sprake is van gewijzigde feitelijk omstandigheden, of wanneer sprake is van een te laag concurrentieniveau. Intrekking van een aanbesteding kan frustratie opleveren bij inschrijvers, zeker als deze in een laat stadium plaatsvindt. Inschrijvers kunnen al aanzienlijke kosten hebben gemaakt in de voorbereiding van de inschrijving en de kans op gunning van de opdracht wordt hen ontnomen. 

Inschrijvers die bezwaar hebben tegen de intrekking kunnen diverse stappen ondernemen, die wij in deze blog kort toelichten. 

Maak bezwaar tegen een intrekkingsbesluit

De vrijheid van een aanbestedende dienst om een aanbesteding in te trekken is niet onbeperkt. Een aanbestedende dienst moet een intrekkingsbesluit goed motiveren. Daarmee wordt een minimaal transparantieniveau én naleving van het beginsel van gelijke behandeling geborgd. Als de intrekking niet goed kan worden onderbouwd, of als de aanbestedende dienst handelt in strijd met het beginsel van gelijke behandeling, kan de intrekking onrechtmatig zijn. Inschrijvers die zich niet kunnen vinden in het intrekkingsbesluit, kunnen daartegen bezwaar maken. Zo bleek uit een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland (ECLI:NL:RBMNE:2024:5561).

In deze zaak trokken enkele gemeenten een aanbesteding voor onderhoudswerkzaamheden in, nadat de eerste twee partijen in de rangorde aangaven de opdracht toch niet (meer) te kunnen uitvoeren. De gemeenten wensten de opdracht niet aan de derde partij (die € 900.000,- duurder was) te gunnen, maar de aanbesteding in te trekken. De motivering die de gemeenten gaven was dat de aanbesteding ‘onvoldoende zekerheid bood voor een verantwoorde uitvoering van de opdracht’ en in de huidige vorm ‘niet leidde tot optimale maatschappelijke waarde voor publieke middelen’.

De gemeenten konden echter niet duidelijk maken waarom de derde partij, KVDM, de opdracht niet zou kunnen uitvoeren. Er was geen indicatie dat KVDM niet beschikbaar was of niet voldeed aan de gestelde eisen. Het was daarom aannemelijk dat gunning aan KVDM voldoende zekerheid zou bieden voor een verantwoorde uitvoering. Intrekking lag om die reden niet voor de hand.

Daarnaast vonden de gemeenten dat de inschrijfprijs van KVDM niet binnen de raming paste en onvoldoende maatschappelijke waarde bood. Maar omdat de gemeenten geen inzage gaven in hun raming of de onderliggende prijzen en hoeveelheden, was hun argumentatie hierover niet transparant. De gemeenten gaven bovendien aan bij een nieuwe aanbesteding kwalitatieve eisen toe te willen voegen om zo meer maatschappelijke waarde te realiseren. De voorzieningenrechter vond dit echter onvoldoende onderbouwd, vooral omdat de oorspronkelijke aanbestedingsleidraad juist aangaf dat alleen de prijs onderscheidend was.

De rechter oordeelde dat de door de gemeenten aangevoerde argumenten de intrekking niet konden rechtvaardigen. Daarom werd een verbod opgelegd om de aanbesteding in te trekken. Het besluit tot intrekken van de aanbesteding was dus onrechtmatig en het licht (volgens de rechter) voor de hand dat de opdracht alsnog wordt gegund aan KVDM. Deze uitspraak laat zien dat inschrijvers een intrekkingsbesluit met succes kunnen aanvechten, en daardoor alsnog aanspraak kunnen maken op gunning van de opdracht.

Maak aanspraak op kostenvergoeding

Zelfs als een aanbestedende dienst de intrekking wél goed kan rechtvaardigen, kan de intrekking van een aanbestedingsprocedure nog steeds frustratie opleveren bij inschrijvers. Dit is zeker het geval indien inschrijvers al veel kosten hebben gemaakt voor het opstellen van de inschrijving, bijvoorbeeld als ontwerpwerkzaamheden onderdeel uitmaakten van de inschrijving. Inschrijvers kunnen in dat geval mogelijk aanspraak maken op een kostenvergoeding. 

Of een inschrijver recht heeft op een kostenvergoeding is onder meer afhankelijk van de aard van de aanbesteding, de kosten die reeds gemaakt zijn en de omstandigheden waaronder de intrekking heeft plaatsgevonden (zie Voorschrift 3.8b van de Gids Proportionaliteit). Het in de aanbestedingsleidraad op voorhand uitsluiten van een vergoeding voor inschrijfkosten bij intrekking van een aanbesteding wordt in ieder geval als disproportioneel beschouwd.

Wat kan je doen als inschrijver?

Ben je het als inschrijver niet eens met de intrekking van een aanbestedingsprocedure? Laat je adviseren of het zin heeft om juridische stappen te ondernemen. Het is belangrijk dat de aanbestedende dienst de intrekking goed motiveert en het gelijkheidsbeginsel naleeft. Als dat niet het geval is, kan de intrekking onrechtmatig zijn. Daarnaast kunnen inschrijvers in sommige gevallen aanspraak maken op kostenvergoeding.

Wil je meer weten over bezwaar maken tegen een intrekkingsbesluit, of denk je aanspraak te kunnen maken op een kostenvergoeding, neem contact op met een van onze specialisten van het Expertteam Aanbesteden & Kort geding.